Publié le
11mai15
EMEA
Paris
France

Assistante / Gestionnaire de la direction Services généraux

Offre d'emploi
Administration & Services généraux
Groupe

Assurer l’assistance auprès du Directeur et du Responsable des Services Généraux ainsi que la mise en place et actualisation des procédures DSGX en étant l’interface entre la DSGX, les clients internes ou externes et les partenaires pilotés par la DSGX. Etre le gestionnaire de services transverses au sein de la DSGX (Contrôles, Taxi, FIM, Accès PB5) et porter son assistance auprès du Responsable de Contrôle de Gestion et des Projets transverses (Suivi des règlements fournisseurs, Procédures, Rapports de gestion….)

A propos de SCOR

SCOR, 4è réassureur mondial, pratique une politique sélective de souscription fondée sur le profit, dans toutes les branches de l’assurance. Nos équipes de spécialistes opèrent dans plus de 120 pays, créant des produits et services innovants à forte valeur-ajoutée, et s’engageant sur le long terme avec leurs clients – les assureurs et grandes entreprises.
La stratégie du Groupe repose sur un modèle de développement qui s’appuie sur trois entités : SCOR Global P&C (assurance dommages), SCOR Global Life (réassurance vie) et SCOR Global Investments (gestion d’actifs).
 

Missions et responsabilités

Sous l'autorité du directeur et du responsable de contrôle de gestion, l’Assistant(e)/Gestionnaire de la Direction Services Généraux sera chargé(e) d’effectuer les activités suivantes : 
 
1. Assistance administrative de la Direction des Services Généraux (DSGX)
 
• Gestion des plannings de présence des collaborateurs de l’entité
• Etablissement et gestion des notes de frais du département
• Encadrement d’une stagiaire/apprentie en alternance
• Assistance ponctuelle au service voyages
• Administration du courrier, répartition des informations
 
2. Etablissement, suivi et mise à jour des procédures internes et externes
 
• Mise à jour et réactualisation du portail intranet pour la partie Services Généraux
• Envois de communiqués pour les immeubles Kléber et PB5 à l’ensemble des collaborateurs
prestataires et consultants.
- Animation d’un réseau de correspondants au sein des différentes directions. 
 
3. Interface entre la DSGX – Les clients internes 
 
• Recueil des demandes d’intervention et transmission aux interlocuteurs internes et externes
concernés pour y apporter réponse rapide et fiable.
• Prise en charge des demandes d’interventions techniques et diverses (outils de gestion des
demandes d’intervention ALTEVA ) – reporting associé
• Validation des réservations de salles de réunions pilotées par la DSGX (32 places, Auditorium,
G0P1, G0P2) pour les clients internes ou externes, en collaboration avec les équipes Assistance & Audiovisuel et Gestion des Locaux, pour la partie logistique. 
• Arbitrage des conflits pour les salles de réunions de l’immeuble Kléber (toutes salles hors R+6).
 
4. Gestionnaire de services transverses au sein de la DSGX 
 
• Contrôles règlementaires : 
- Suivi des contrôles réglementaires concernant 5KB et PB5 
 
• Taxi : 
- Suivi et contrôle des contrats des réservations de courses taxi (Taxi G7 et AIR TRANSFERT), concernant les collaborateurs Scor Group (cis bureaux étrangers) – Contrôle des factures.
- Planification des différentes missions de l’équipe chauffeurs. 
 
• FIM (outil de gestion des personnels internes ou externes travaillant sur les sites de 5KB et PB5)
en lien avec le secteur SGX locaux : 
- Contrôle et actualisation des fiches. Mise à jour permanente des implantations.
- Mise à jour et suivi de la base des consultants et prestataires travaillant pour Scor sur le Hub Paris.
 
• Accès PB5 
- Validation et transmission des accès immeuble et restauration PB5 en relation avec notre gestionnaire ICADE.
 
5. Assistance auprès du Responsable de Contrôle de Gestion et des Projets transverses 
 
• Suivi des règlements fournisseurs : 
- Utilisation des outils ARIBA, READSOFT, SAP
- Réponses aux demandes fournisseurs
- Contrôle de factures (exemple Taxi, Arpège, Fedex…)
 
• Projets transverses : 
- Assistance à la rédaction des procédures ou compte-rendus utiles à l’organisation.
 

Expérience requise et Formation

Organisé et méthodique, vous avez démontré vos capacités de réactivité, de prise d’initiatives et de discrétion, et savez gérer les priorités. Disponible, vous aimez travailler en équipe, et savez utiliser vos aptitudes à la communication. La maîtrise de l’anglais et des outils bureautiques (Excel et power point) est nécessaire.

Date de début

Durée